Презентация VII БЭФ для кураторов
ЦЕЛЬ КУРАТОРА: обеспечить максимально комфортное пребывание гостей на VII БЭФ.
ЗАДАЧИ КУРАТОРА
ДО ПРИЕЗДА ГОСТЕЙ КУРАТОР ОБЯЗАН:
Получить в Штабе форума (тел. 259-288, 259-287, 259-289) все имеющиеся данные о делегатах, информацию о контактном лице от делегации (лицо, указанное в анкете при регистрации на сайте форума).
Установить связь с контактным лицом и сверить:
1. Состав делегации.
2. Наличие регистрации на сайте БЭФ.
3. Пакет, по которому участник зарегистрирован.
4. Была ли произведена оплата организационного взноса, размещения.
5. Дата и время прибытия и убытия, вид транспорта.
6. Прибытие регулярным рейсом, бортом Совета Федерации Федерального Собрания РФ, или личным бортом.
7. В зависимости от статуса участника необходимость организации встречи «хлеб-соль».
8. Условия обслуживания личного борта в аэропорту.
9. Необходимость бронирования VIP-комнаты в аэропорту.
10. Необходимость предоставления VIP-транспорта, или индивидуального автобуса для делегации.
11. Проверить наличие брони в гостинице, где будут размещены участники, условия их размещения (дата и время заезда и выезда).
12. Необходимость предоставления дополнительных услуг: помещения для проведения переговоров, деловых встреч, проведения пресс-конференций, услуг переводчиков и пр.
13. Проверить готовность бейджей.
14. Аккредитовать участников (получить бейдж, портфель и сувенир участника).
15. Получить контактные телефоны всех участников делегации.
ВО ВРЕМЯ ВИЗИТА ГОСТЕЙ КУРАТОР ОБЯЗАН:
Сопровождать и информировать, помогать в решении организационных вопросов с момента прибытия делегатов и до момента вылета.
ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ДОСТУП КУРАТОРА НА ДЕЛОВУЮ ПЛОЩАДКУ ФОРУМА
С 6:00 12 сентября до 24:00 13 сентября территория, прилегающая к Байкал Бизнес Центру и Сибэкспоцентру, будет оцеплена. Доступ на площадку проведения и на мероприятия форума будет осуществляется только при наличии бейджа и документа, удостоверяющего личность.
Для подготовки бейджей кураторам необходимо предоставить в срок до 6 сентября в Штаб форума (информационный центр) следующие данные:
• ФИО,
• наименование организации,
• должность,
• паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан, дату рождения).
Получить бейдж можно в период проведения аккредитации участников форума с 9 до 11 сентября в арочной конструкции на открытой площади Сибэкспоцентра. Для получения бейджа необходимо личное присутствие и паспорт.
Бейдж куратора соответствует второму уровню доступа, дает право сопровождать делегацию в аэропорту, гостинице, в «Тальцах», на деловой площадке в зонах, обозначенных на карте площадки, синим цветом.
Доступ личного транспорта в период с 12 по 13 сентября на площадку проведения и на мероприятия форума будет осуществляется только по автопропускам.
Получить автопропуск можно до 9 сентября в Байкал Бизнес Центре, оф. 102 (служба безопасности компании «Гранд Байкал») по Доверенности на получение автопропуска.
Кураторам не предоставляются: портфель и сувенир участника, питание в дни форума.
ФОРМАТЫ УЧАСТИЯ ДЕЛЕГАТОВ И ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ ИМ УСЛУГИ
С подробной информацией о существующих пакетах участия и порядке регистрации можно ознакомиться на сайте форума в разделах: Положением об Участниках, Инструкция по регистрации
Смотреть таблицу
ПОРЯДОК ОПЛАТ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ
Стоимость участия в форуме определяется выбранным пакетом участия. Счет на оплату участия формируется в личном кабинете участника на сайте форума.
В рамках VII БМЭФ предусмотрены квоты на участие для российских и иностранных участников. Квота на участие дает право участия в форуме, в соответствии с условиями пакета 2, или пакета 4, без оплаты участия. Квота на участие НЕ освобождает от оплаты за размещение.
Делегаты, имеющие квоту на участие, оплачивают размещение в период с 09:00 9 сентября по 18:00 14 сентября, согласно установленному тарифу в зависимости от категории номера.
Счет на оплату для этих участников выставляется индивидуально, получить его можно в Фонде Байкальского международного экономического форума. (Байкал Бизнес Центр, оф. 903, т. 259-219).
УЧАСТИЕ В ФОРУМЕ ВОЗМОЖНО ПОСЛЕ СВОЕВРЕМЕННОЙ И ПОЛНОЙ ОПЛАТЫ СЧЕТА.
Для участников, не оплативших взнос до начала аккредитации будет предусмотрена возможность оплатить его на деловой площадке форума сотрудникам Фонда Байкальского международного экономического форума с 9 по 11 сентября (Сибэкспоцентр, открытая площадка, арочная конструкция) наличными, или по карте.
ВСТРЕЧА И ПРОВОДЫ УЧАСТНИКОВ
Для встречи и проводов участников в аэропорту Иркутск с 9 сентября по 15 сентября и на железнодорожном вокзале ст. «Иркутск - пассажирский» с 10 сентября по 15 сентября организовано дежурство волонтеров.
Стандартный механизм встречи участников таков: участники в Личном кабинете (сайт форума) указывают дату и время приезда, эта информация передается группе волонтеров в аэропорт, либо на железнодорожный вокзал заранее (либо в оперативном режиме в случае изменения времени, либо даты прибытия).
АЭРОПОРТ
В аэропорту встреча российских гостей проводится через терминал внутренних воздушных линий аэропорта (новое здание аэропорта), зона ожидания размещена на 2-ом этаже терминала.
У трапа самолета гостей встречает волонтер в фирменной одежде с табличкой форума, доставляет гостей от трапа до здания терминала микроавтобус форума. При встрече гостя волонтер забирает у него багажную бирку и получает багаж в зоне разгрузки на багажную ленту, затем доставляет багаж в зону ожидания.
Встреча иностранных гостей проводится в терминале международных воздушных линий аэропорта (старое здание аэропорта), англоговорящие волонтеры встречают участников у трапа самолета, после чего повторяется та же процедура, что и в случае встречи российских участников (см. выше).
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЙ ВОКЗАЛ
На железнодорожном вокзале волонтер в фирменной одежде с табличкой форума встречает участника на подъеме из подземного перехода (напротив центрального входа).
От аэропорта и железнодорожного вокзала организована доставка участников к местам проживания.
ВСТРЕЧА СТАТУСНЫХ ГОСТЕЙ
Для встречи статусных гостей, при необходимости, кураторы должны организовать допуск встречающих (руководители органов исполнительной власти Иркутской области, сами кураторы) на режимную территорию аэропорта, подъезд VIP-транспорта к трапу самолета, заказ VIP-зала, встречу «хлеб – соль». Для этого нужно подать заявку в Управление делами Губернатора Иркутской области на О.Б. Власенко.
ОТЪЕЗД УЧАСТНИКОВ
Стандартная процедура отъезда участников такова: волонтеры собирают информацию об отъезде вверенных участников, в нужное время организуют подачу транспорта к местам проживания, либо на деловую площадку и доставку гостей в аэропорт, либо на железнодорожный вокзал.
При появлении информации о прибытии и отъезде участников – необходимо передавать ее в Штаб форума.
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ УЧАСТНИКОВ
C 9 сентября по 14 сентября запланированы следующие виды транспортного обслуживания:
ГРУППОВОЕ
Всем участникам БЭФ бесплатно предоставляется транспорт (комфортабельные автобусы) по схеме: встреча в аэропорту (у трапа воздушного судна) — трансфер аэропорт/гостиницы — проезд от гостиниц до площадок проведения мероприятий БЭФ и мест проведения мероприятий культурной программы (согласно программе БЭФ) и обратно — трансфер гостиницы/аэропорт.
Для личных поездок, вне программы форума, бесплатно транспорт не предоставляется.
График движения транспорта можно посмотреть на сайте форума Расписание движения транспорта.
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ
Для первых и вторых лиц государств, руководителей министерств РФ, глав регионов РФ, глав иностранных делегаций предусмотрено индивидуальное транспортное обслуживание. Предоставляются автомобили представительского и бизнес-класса.
По вопросам предоставления автомобилей представительского и бизнес-класса нужно выходить на руководителя группы транспортного обслуживания и сопровождения Штаба форума (т. 259-275).
РАЗМЕЩЕНИЕ УЧАСТНИКОВ
Для участников форума предусмотрено размещение в период с 12.00 часов 11 сентября по 12.00 часов 14 сентября 2011 г. в гостиницах Иркутска и Байкальского тракта. С перечнем гостиниц можно ознакомиться на сайте форума Размещение.
БРОНИРОВАНИЕ И РАЗМЕЩЕНИЕ В ЭТИХ ГОСТИНИЦАХ ПОЛУЧАЮТ ТОЛЬКО УЧАСТНИКИ, ВЫБРАВШИЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ПАКЕТЫ 1, 3 (С РАЗМЕЩЕНИЕМ).
УЧАСТНИКАМ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫМ ПО ПАКЕТАМ 2, 4 БРОНИРОВАНИЕ И РАЗМЕЩЕНИЕ НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ.
Размещение участников производится группой размещения Штаба форума (т. 259-274) после принятия положительного решения Оргкомитета форума о регистрации заявителя в качестве участника.
Для участников, зарегистрированных по пакетам с размещением, при заезде ранее 12.00 часов 11 сентября, либо выезде позднее 12.00 часов 14 сентября необходимо оплатить не предусмотренное Пакетом размещение по месту размещения.
Делегаты, имеющие квоту на участие, оплачивают размещение в период с 09:00 09 сентября по 18:00 14 сентября 2011 г., согласно установленному тарифу в зависимости от категории номера.
Счет на оплату для этих участников выставляется индивидуально, получить его можно в Фонде Байкальского международного экономического форума. (Байкал Бизнес Центр, оф. 903, т. 259-219).
ПИТАНИЕ УЧАСТНИКОВ
12 и 13 сентября Оператором форума предусмотрено питание для участников, выбравших пакеты 1 или 2 (стоимость включена в пакет участника). Место питания участника обозначено наклейкой на обратной стороне бейджа.
12 СЕНТЯБРЯ
08.00 – 10.00 кофе–брейк - Сибэкспоцентр, павильон 1
12.30 – 13.45 Обед (банкет):
Байкал Бизнес Центр (большой конференц-зал)
Байкал Бизнес Центр (ресторан Avantage)
Гостиница «Солнце» (ресторан)
Ресторан «Фианит»
Ресторан «Мельник»
18.00 – 21.00 Ужин (фуршет) – музей «Тальцы»
13 СЕНТЯБРЯ
09.00 – 12.00 кофе–брейки на площадках проведения круглых столов
12.00 – 13.00 Обед (банкет) – Сибэкспоцентр, павильон 1
18.00 – 21.00 Ужин (фуршет) – Сибэкспоцентр, павильон 1
Для участников форума, выбравших пакеты 3 или 4 питание в рамках программы форума не предусмотрено.
ДОСТУП НА ДЕЛОВУЮ ПЛОЩАДКУ И МЕРОПРИЯТИЯ ФОРУМА
Доступ на основные мероприятия деловой программы и ряд мероприятий культурной программы осуществляется только при наличии бейджа участника. Доступ различен, для различных Пакетов участия.
Бейдж, а также документ, удостоверяющий личность, следует иметь при себе в течение всего времени работы на форуме. Бейдж является именным, передача его третьим лицам запрещена.
АККРЕДИТАЦИЯ УЧАСТНИКОВ
Аккредитация участников (получение бейджей, раздаточного материала и сувениров) производится при условии полной оплаты участия (оплаты за размещение для участников, проходящих по квоте 1 и 3).
Участник может пройти аккредитацию лично по прибытию в Иркутск, либо через доверенное лицо.
Аккредитация будет проходить на территории Сибэкспоцентра в арочной конструкции на открытой площадке.
ГРАФИК РАБОТЫ СТОЕК АККРЕДИТАЦИИ
9 СЕНТЯБРЯ
с 09:00 до 19:00 часов, технический перерыв с 13:00 до 14:00.
10 СЕНТЯБРЯ
с 09:00 до 19:00 часов, технический перерыв с 13:00 до 14:00.
11 СЕНТЯБРЯ
с 09:00 до 19:00 часов, технический перерыв с 13:00 до 14:00.
Для получения бейджа и портфеля участника необходимо предъявить паспорт, Доверенность на получение бейджей и Доверенность на получение портфелей.
ОТМЕТКА КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ И ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
12 и 13 сентября сотрудники Фонда Байкальского международного экономического форума будут производить выдачу участникам и представителям организаций-плательщиков подписанных договоров, актов выполненных работ, оригиналов счетов и счетов-фактур в Сибэкспоцентре, павильоне 1 на информационной стойке, или в офисном здании Байкал Бизнес Центра оф. 903.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ
В дополнительные услуги входят: услуги переводчиков, услуги по заказу и организации комнат для переговоров, двусторонних встреч, пресс-конференций.
Информацию о предоставлении дополнительных услуг необходимо передать в Штаб форума заранее.
Стоимость дополнительных услуг не входит в организационный взнос, оплачивается по установленным тарифам в Фонд Байкальского международного экономического форума.
ЛИНГВИСТИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ
На пленарном заседании Форума 12 сентября и на междуна¬родной конференции 13 сентября обеспечивается синхронный перевод на шесть языков: русский, английский, китайский, японский, фран¬цузский, корейский.
На заседании делового совета ШОС 14 сентября обеспечивается синхронный перевод на два языка: русский, китайский.
На других мероприятиях деловой программы осуществляется последова¬тельный перевод.
По предварительной заявке на коммерческой основе предоставляется услуга сопровождения переводчиком, заявку можно подать в группу по работе с иностранными участниками.
